Mit Profin können Sie Zahlungen einlesen, auch wenn es sich dabei nicht um strukturierte Buchungen mit Konto und Gegenkonto handelt. Solche Zahlungs-Buchungen kommen in der Regel bei Bank-Importen vor, können jedoch auch von anderen Fremdprogrammen importiert werden.

Die größte Schwierigkeit bei der Verarbeitung solcher Buchungen ist das korrekte Zuordnen auf die entsprechenden Konten sowie der Ausgleich des korrekten Offenen Postens. Unser Schnittstellenimport bietet hierzu einige hilfreiche Funktionen und Logiken, um diese Zuordnung weitestgehend automatisch und dennoch fehlerfrei durchzuführen.

Einrichtung der Schnittstelle

1. Alle benötigten Dateien finden Sie unter https://finception.de/downloads/ (Passwort entnehmen Sie bitte dem Update-Newsletter)
   
2. Bitte kopieren Sie die CAMT053.exe ins ProfinPlus-Hauptverzeichnis (default: C:\ProfinPlus)
   
3. Bitte kopieren Sie die CAMT053.IMP und die CAMT053.OPT ins Schnittstellen-Verzeichnis unter ProfinPlus (default: C:\ProfinPlus\Schnittstelle)
   

Wenn Sie das Update regulär heruntergeladen und installiert haben, sind diese Dateien bereits im Installationsverzeichnis vorhanden.

1. Nun konfigurieren Sie die vorbereitete Schnittstelle im Schnittstellen-Editor (Buchen->Import->Schnittstellen-Editor)
   
2. In der Liste der Schnittstellen sollte nun die CAMT053-Schnittstelle erscheinen. Öffnen Sie diese und bestätigen Sie das erste Fenster mit „OK“. Sollte die Schnittstelle nicht angezeigt werden, prüfen Sie bitte, ob im Feld „Suchen in“ der korrekte Pfad zum Schnittstellenverzeichnis angegeben ist.

Konfiguration der Buchenroutine

Für die Konfiguration wechseln Sie im Schnittstellen-Editor auf das Register OP-Buchung.

Hier befinden sich alle Optionen, die für den automatischen Import und den Abgleich der Offenen Posten relevant sind.

1. OP-Verarbeitung
   
1. Verarbeitung aktivieren: Aktivieren, damit die OP-Verbuchung überhaupt ausgeführt wird. 
   
2. Suche Rechnungsnummer
   
1. Schlüsselwort: Das Schlüsselwort bezeichnet eine Zeichenfolge, nach der im Text gesucht werden soll. Wenn alle Ihre Rechnungsnummern beispielsweise mit "9w" anfangen, dann wählt man 9w als Schlüsselwort. Im Text wird nun nach 9w gesucht und wenn das im Text gefunden wird, dann kann man ziemlich sicher davon ausgehen, dass das ein Teil der Rechnungsnummer ist. Hat man beispielsweise nur dreistellige Rechnungsnummern die einfach fortlaufend sind, ist die Erkennung der Rechnungsnummer schwieriger. Da aber manche Kunden in den Text "Re.Nr.: 123" schreiben, könnte man "Re.Nr.:" als Schlüsselwort wählen.
   
2. Maske:  Hier definieren Sie den Aufbau der eigentlichen Rechnungsnummer über die Maske. Jedes „n“ steht für eine Ziffer, ein „#“ kennzeichnet ein optionales Zeichen und ein „?“ wird verwendet, um ein Zeichen zu überspringen. Enthalten Ihre Rechnungsnummern also das Schlüsselwort „9W“ und anschließend drei Ziffern, geben Sie in der Maske „nnn“ an. Sollten die Rechnungsnummern unterschiedlich lang sein, etwa drei- oder vierstellig, kann die Maske entsprechend mit „#nnn“ gesetzt werden.
   
3. Schlüsselwort enthalten: Hier wird festgelegt, ob das gewählte Schlüsselwort teil der Rechnungsnummer ist. In dem Beispiel mit "9W" muss hier ein Haken gesetzt sein, da 9W ja auch mit zur Rechnungsnummer gehört. Bei dem Beispiel "Re.Nr.:" darf der Haken hier wiederum nicht gesetzt sein, weil das Schlüsselwort zwar zur Suche dient, die Rechnungsnummer ist jedoch nur "123", das Schlüsselwort ist also nicht enthalten.
3. Suche Kundennummer
   
1. Schlüsselwort: siehe auch "Suche Rechnungsnummer" Da Kunden zwar häufig ihre Kundennummer angeben, diese jedoch keinen festen Prefix haben, können Sie hier statt dessen mehrere Schlüsselwörter (mit Semikolon getrennt) angeben, die Kunden üblicherweise vor die Kundennummer schreiben. 
2. Maske: siehe auch "Suche Rechnungsnummer"
3. Schlüsselwort enthalten: Der Haken "Schlüsselwort enthalten" sollte bei der Kundennummer nicht gesetzt sein.
4. Durchsuche OPs nach Betrag
   
1. Suche nach Betrag: Wenn Sie diese Option aktivieren, durchsucht Profin alle offenen Posten nach Beträgen, die exakt oder innerhalb einer bestimmten Abweichung mit dem Zahlbetrag übereinstimmen. Diese Suche wird nachrangig ausgeführt, also nur, wenn kein Kundenkonto und keine Rechnungsnummer gefunden wurden.
2. Skonto automatisch in %:  Hier legen Sie die Abweichung fest, die der Betrag vom OP haben darf um trotzdem gefunden zu werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Kunden beispielsweise Skonto abziehen oder geringfügig abweichende Beträge überweisen.
5. BLZ speichern
   
1. BLZ immer speichern / nie speichern / nachfragen:  Hier kann eingestellt werden, ob die Bankverbindung automatisch in Verbindung mit der Kontonummer gespeichert werden soll, oder ob jedes mal vor dem Speichern nachgefragt werden soll. Grundsätzlich ist es aber ratsam, die Bankdaten zu speichern, damit mit jedem Import mehr gelernt und mehr automatisch verbucht werden kann.
   
2. Eigene Bank speichern: Hier kann aktiviert werden, dass die eigene Bankverbindung gespeichert wird.
   
6. Kontenzuordnung
   
1. Manuelle Kontenzuordnung: Aktiviert die manuelle Kontozuordnung
   
7. Buchungsdatum
   Hier kann man wählen, ob das Valutadatum oder das Buchungsdatum verwendet werden soll
8. Prüfungen
   
1. prüfe Belegnummer: Aktiviert die Prüfung der Belegnummer. Sonderfunktion, die nur in Ausnahmefällen benötigt wird
   
2. Buchung ignorieren bei: Die hier eingegebenen Zeichen werden in der Belegnummer gesucht. Wenn sie gefunden werden, wird die Buchung ignoriert.
   
9. BLZ-Zuordnung: Hier gelangen Sie in die Verwaltung der gespeicherten Bankverbindungen. Hier werden alle bereits bekannten IBANs oder Kennungen angezeigt, die in bisherigen Imports erkannt oder manuell zugeordnet wurden. Diese Liste kann direkt bearbeitet werden. Falls alte oder ungültige Einträge enthalten sind, können Sie diese hier löschen. Wenn für eine bestimmte Bankverbindung keine automatische Verbuchung gewünscht ist, können Sie ein Fragezeichen hinterlegen. Dies bewirkt, dass Profin bei dieser Verbindung grundsätzlich nachfragt, bevor eine Buchung ausgeführt wird. So behalten Sie auch bei sensiblen Konten die volle Kontrolle.
   
   
10. BLZ importieren: Wenn Sie zuvor bereits mit der MT940-Schnittstelle gearbeitet haben, können Sie Ihre dort gespeicherten Bankverbindungen ganz einfach übernehmen. Klicken Sie dazu auf diesen Button. Geben Sie nun die Datei an, in der Ihre bisherigen Zuordnungen gespeichert waren (Default: C:\ProfinPlus\MT940.CSV). Profin liest daraufhin die bisherige CSV-Datei mit allen bekannten Verbindungen ein und überträgt die Daten automatisch in die neue Datenbankstruktur.